Rechnungsstellung, Mahnung, Zahlungsverzug? Wir klären auf

Wann ist eine Rechnung fällig? Wie formuliere ich die Angaben auf meiner Rechnung richtig? Ab wann gerät ein Schuldner in Zahlungsverzug und ab wann kann ich bei Mahnungen Verzugszinsen berechnen? Wir bringen die wichtigsten Informationen für Sie auf den Punkt und verdeutlichen Ihnen anhand von zwei Musterrechnungen, wobei Sie bei der Rechnungsstellung achten sollten.

Rechnungen richtig stellen – Darauf kommt es an

Wenn Sie eine Rechnung stellen, fragen Sie sich vielleicht auch manchmal, welche Angaben Pflicht sind und welche Informationen überhaupt in eine Rechnung gehören. Dazu klären wir erst einmal die grundsätzliche Frage:

Was ist eine Rechnung überhaupt?

Eine Rechnung ist eine Aufstellung über eine Geldforderung, eine Warenlieferung, eine Dienstleistung oder sonstige Leistung. Sie können sie sowohl elektronisch als auch postalisch übermitteln. Sie enthält die wesentlichen Angaben wie Menge und Art der erbrachten Leistung sowie Datum, Preis, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen und Angaben zum Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger.

Wer stellt eine Rechnung aus?

Jedes Unternehmen, das eine Dienstleistung für ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person ohne Unternehmergemeinschaft erbringt, muss eine Rechnung ausstellen.

Während bei Privatpersonen in der Regel keine zwingende Rechnungspflicht besteht, ist eine Rechnung dennoch zwingend, wenn es sich bei der erbrachten Leistung um eine Dienstleistung in Bezug auf ein Grundstück handelt.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Eine Reihe von Angaben sind Pflicht und müssen zwingend auf jeder Rechnung stehen. Dabei handelt es sich im Einzelnen um folgende Angaben:

  • 1. Der vollständige Name sowie die Anschrift des Rechnungsstellers und des Leistungsempfängers
  • 2. Der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Dienstleistung
  • 3. Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • 4. Das Ausstellungsdatum der Rechnung
  • 5. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Steuernummer
  • 6. Eine Information über die Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder die Art und den Umfang bei sonstigen Dienstleistungen
  • 7. Das Netto-Entgelt und ggf. die im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen wie Nachlässe oder Skonto
  • 8. Der anzuwendende Umsatzsteuersatz sowie der Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt. Im Fall einer Steuerbefreiung muss ein entsprechender Hinweis in der Rechnung stehen

Um Schwierigkeiten und unnötige Aufwände zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, einmalig eine Vorlage zu erstellen, die sämtliche Angaben enthält. Mit entsprechenden Platzhaltern können Sie in jedem Fall erneut darauf zurückgreifen und gehen so sicher, dass Sie auch in stressigen Zeiten keine Angaben vergessen.

Hätten Sie es gewusst?

  • Die Rechnungsstellung muss innerhalb von sechs Monaten erfolgen, nachdem Sie die Leistung erbracht haben.
  • Alle ausgestellten und erhaltenen Rechnungen müssen Sie zehn Jahre lang aufbewahren.

Rechnungsstellung für Kleinunternehmer

Wenn Sie Kleinunternehmer sind, dürfen Sie nach Paragraph 19 UstG keine Umsatzsteuer ausweisen, sondern müssen mit einem erläuternden Satz auf Ihre besondere Stellung verweisen. Ein solcher Hinweis kann beispielsweise so lauten: „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 Abs. 1 UstG keine Umsatzsteuer enthalten.“

Sie stellen einem Kleinunternehmer eine Rechnung und sind selber umsatzsteuerpflichtig? Dann berechnen Sie die Umsatzsteuer ganz normal und weisen diese entsprechend aus.

Fälligkeit und Zahlungsverzug

Eine Rechnung ordnungsgemäß auszustellen, ist eine Sache – sie auch bezahlt zu bekommen, ist eine andere und kann sich unter Umständen zu einer Herausforderung entwickeln. Damit Sie handeln können, wenn Ihr Schuldner nicht zahlt, sollten Sie sich einen Überblick verschaffen, was Fälligkeit, Zahlungsverzug und Mahnung bedeuten.

Fälligkeit einer Rechnung – was bedeutet das?

Die Fälligkeit einer Rechnung legt den Zeitpunkt fest, ab dem ein Gläubiger von seinem Schuldner verlangen kann, seine Rechnung zu begleichen. Das kann je nach vorausgegangener Absprache zum Beispiel nach Vertragsabschluss sein oder nach Erhalt einer Ware. Die Rechnung ist keine Voraussetzung dafür, dass eine Leistung fällig ist. Wenn Sie beispielsweise online eine Leistung bestellen, wird damit auch der Kaufpreis fällig, ohne dass Sie dafür erst eine Rechnung erhalten.

Der Kunde ist in Zahlungsverzug – was bedeutet das?

Beachten Sie: Nur weil die Rechnung fällig ist, bedeutet das nicht immer, dass sich der Schuldner auch in Zahlungsverzug befindet. Ab wann der Kunde in Verzug gerät, ist je nach Geschäftskunde und Endverbraucher unterschiedlich.

Zahlungsverzug ist dann möglich, wenn der Schuldner eine Leistung über ein vorher festgelegtes Zahlungsziel hinaus verzögert. Bezahlt er einen Rechnungsbetrag nicht, können Sie ihn durch eine Mahnung in Verzug setzen. Geschäftskunden geraten nach 30 Tagen auch ohne Mahnung automatisch in Verzug.

Wie setzen Sie einen Schuldner in Zahlungsverzug?

Zahlt Ihr Kunde nicht fristgerecht, bieten sich Ihnen verschiedene Möglichkeiten, ihn in Verzug zusetzen:

1. Mit einer Mahnung Zahlungsverzug erzeugen

Sobald der Kunde eine Mahnung erhalten hat, in der ihn der Gläubiger auffordert, die fällige Zahlung zu begleichen, befindet er sich in Zahlungsverzug. In diesem Fall können Sie Ihren Kunden mit einer Mahnung in Zahlungsverzug setzen, sobald er die Mahnung erhält. Da das Datum der Zustellung hierfür ausschlaggebend ist, sollten Sie eine Mahnung bei Zahlungsverzug stets per Einschreiben mit Rückschein versenden. So können Sie zu einem späteren Zeitpunkt nachweisen, wann der Schuldner die Mahnung erhalten hat.

2. Ohne Mahnung in Zahlungsverzug setzen

Wenn in einem Vertrag oder auf einer Rechnung ein Kalenderdatum festlegt, bis wann eine Forderung zu begleichen ist, gerät der Schuldner auch ohne Mahnung in Zahlungsverzug. Zögert der Schuldner die Zahlung über die Zahlungsfrist hinaus, befindet er sich ab dem Tag in Verzug, der auf den letzten Tag der angegebenen Zahlungsfrist folgt. Erstreckt sich die Zahlungsfrist zum Beispiel bis zum 14.08. dann befindet sich der Schuldner ab dem 15.08. in Zahlungsverzug.

3. Automatisch in Zahlungsverzug geraten

Wenn der Schuldner ein Geschäftskunde ist, gerät er grundsätzlich 30 Tage nach Fälligkeit und Zustellung einer Rechnung automatisch in Verzug, sofern der Gläubiger keine kürzere Frist gesetzt hat. Für den Verbraucher gilt diese Regelung nur dann, wenn die Rechnung auf diese Folgen zum Beispiel mit der folgenden Formulierung gesondert hinweist: „30 Tage nach Rechnungszugang geraten Sie gemäß § 286 Abs. 3 BGB mit dem Ausgleich der Rechnung in Verzug.“

Formulierung für Rechnung mit Zahlungsfrist

Wir empfehlen unseren Kunden, bereits in der ersten Rechnung eine Zahlungsfrist festzulegen, die sowohl angemessen als auch klar und deutlich formuliert ist. Damit sind Sie optimal vorbereitet, sollte es später wider Erwarten zu einem Zahlungsausfall kommen. Denn mit dem Zahlungsziel ist die Rechnung fällig und der Schuldner gerät in Verzug.

Wenn Sie in der Rechnung eine Zahlungsfrist formulieren, können Sie den Mahnprozess deutlich beschleunigen, weil Sie im Fall eines Zahlungsausfalls strenggenommen nicht noch eine kaufmännische Mahnung schreiben müssen. Dadurch verlieren Sie weniger Zeit im Mahnprozess. Nichtsdestotrotz legen wir unseren Kunden aus Gründen der Fairness und mit Blick auf eine nachhaltige Kundenbeziehung nah, mindestens eine Erinnerung an die Rechnung zu versenden. Denn nicht immer steckt hinter einem Zahlungsverzug auch eine böswillige Absicht. So kann es beispielsweise vorkommen, dass eine Rechnung schlicht vergessen wurde und nach einer ersten, freundlichen Erinnerung rasch beglichen ist.

Da Ihnen im Fall eines Verzugs zusätzliche Aufwände und auch wirtschaftliche Schäden entstehen können, sind Sie berechtigt, Verzugszinsen geltend zu machen.

Zahlungsverzug – das sind die Folgen

Wenn Sie offenen Rechnungen nachgehen müssen, entsteht auf Ihrer Seite ein deutlicher Mehraufwand. Sobald der Kunde in Zahlungsverzug gerät, können Sie daher sämtliche Ausgaben beim Schuldner als Verzugsschaden geltend machen, die Sie aufgewendet haben, um die Forderung einzutreiben. Dazu können unter anderem Folgende Posten gehören:

  • 1. Verzugszinsen. Ist ihre Höhe nicht vertraglich festgelegt, gelten folgende Zinssätze:
    • Für Geschäftskunden: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz ab Verzugseintritt
    • Für Privatkunden: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz ab Verzugseintritt
  • 2. Auslagen wie Kosten für Porto, Kopien oder Telefonate etc.
  • 3. Gerichtskosten für einen Mahnbescheid
  • 4. Kosten für die Beauftragung eines Rechtsanwalts oder Inkassodienstleisters
  • 5. Kosten für zusätzliche Auskünfte wie die Ermittlung des aktuellen Wohnorts des Schuldners

Beachten Sie jedoch, dass Sie Kosten, die durch die Tätigkeit eigener Mitarbeiter entstehen, die die eigenen Forderungen eintreiben, nicht als Verzugsschaden geltend machen können.

Inkasso beauftragen

Zusammenfassend empfehlen wir Ihnen, bereits auf der Rechnung anzugeben, bis wann diese zu bezahlen ist. So sind Sie für den Fall einer Zahlungsverzögerung oder sogar eines Zahlungsausfalls bestens vorbereitet. Sie können Ihr internes Forderungsmanagement straffen, schneller reagieren und sind so weniger anfällig für finanzielle Risiken.

Gleichzeitig können Sie Verzugszinsen geltend machen und aus der negativen Situation auch einen kleinen wirtschaftlichen Vorteil erhalten. Im Sinne einer nachhaltigen Kundenbeziehung sollten Sie jedoch immer auf Fairness achten und erst das Gespräch mit Ihrem säumigen Kunden suchen.

Sie haben einen Fall, der Ihnen Sorgen bereitet? Wir beraten Sie gerne rund um Ihr Forderungsmanagement und stehen Ihnen mit intelligenten Lösungen rund um Inkasso und Mahnwesen zur Seite. Lassen Sie sich ganz unverbindlich beraten und entscheiden Sie anschließend, ob Sie mit uns zusammenarbeiten wollen.

Hier Kontakt aufnehmen!

Demondo Leistungsversprechen für Inkasso