Der Kunde zahlt nicht? Was nun?

Kennen Sie diese Situation? Sie haben einen Auftrag zufriedenstellend abgeschlossen. Sie stellen anschließend die Rechnung, doch das Fälligkeitsdatum vergeht und der Kunde zahlt nicht. Ein solches Szenario gehört zu den unangenehmen Seiten des Geschäftslebens. Für Unternehmer, Selbstständige sowie kleine und große Betriebe kann ein solches Verhalten jedoch existenzbedrohende Folgen haben. Glücklicherweise stehen Ihnen Rechtsmittel und Verfahren zur Verfügung, mit denen Sie auf solche Gefahren reagieren können.

Im Folgenden stellen wir Ihnen 3 Schritte vor, wie Sie offene Forderungen wirksam einfordern können. Wenn Ihnen neben dem Tagesgeschäft die Zeit fehlt, diese Fälle selbstständig zu bearbeiten, können Sie sie an einen Inkasso-Dienstleister übergeben, der Ihre Interessen auf dem außergerichtlichen Weg verfolgt.

Schritt 1: Kunde zahlt nicht? In Verzug setzen

Ihr Kunde zahlt nicht? Jetzt sind Sie gefragt, richtig zu reagieren. Dazu ist es wichtig, dass Sie das Zahlungsziel genau und verbindlich formulieren. Das Zahlungsziel bezeichnet die Frist, bis wann der Kunde die Rechnung bezahlt haben sollte. Diese können Sie beispielweise wie folgt kommunizieren:

  • Wir bitten Sie, die Rechnung sofort zu begleichen.
  • Wir bitten Sie, die Rechnung bis zum 25.08.2018 zu bezahlen.
  • Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag innerhalb von 30 Kalendertagen auf unser Konto zu überweisen. 

Mit dieser Fristsetzung machen Sie Ihre Erwartungshaltung deutlich. Ist das Zahlungsziel überschritten, liegt der erste Schritt im kaufmännischen Mahnverfahren: Sie versenden eine erste Zahlungserinnerung bzw. Mahnung und setzen den Kunden damit in Verzug.

Doch nicht jeder Kunde gerät auf die gleiche Weise in Zahlungsverzug. Öffentliche Auftraggeber, kleine und mittelständische Unternehmen sowie Geschäftskunden sind ab 30 Tagen nach Rechnungserhalt automatisch in Verzug. Handelt es sich jedoch um einen Verbraucher oder den Kunden eines Online-Shops, müssen Sie ihn in Verzug setzen. Dazu können Sie ihn bereits wie oben verdeutlicht auf der Rechnung informieren, dass er mit Ablauf des Zahlungsziels in Verzug gerät, oder Sie senden ihm Alternativ eine Mahnung.

Schritt 2: Eine Mahnung verfassen und abschicken

Der Kunde zahlt die Rechnung nicht? Mit einem Mahnschreiben fordern Sie Ihren Kunden unmissverständlich dazu auf, die Rechnung innerhalb einer genauen Frist zu begleichen. Wir empfehlen Ihnen, die Frist zwischen 7 und 10 Tagen anzulegen. Zudem sollten Sie das Schreiben in einem höflichen und doch bestimmten Ton verfassen und anschließend per Einschreiben versenden, damit Sie später nachweisen können, dass der Brief auch tatsächlich zugestellt wurde.

Verzugszinsen und Entschädigung

Wenn sich der Kunde zum Zeitpunkt der Mahnung bereits in Verzug befindet und Verzugszinsen fällig geworden sind, können Sie diese bereits in der Mahnung aufführen. Für Verbraucher gilt ein Basiszinssatz von 5 Prozent, für Geschäftskunden sind es 9 Prozent. Zudem haben Sie das Recht, eine Entschädigungspauschale in Höhe von 40 Euro für den Schaden zu berechnen, der auf Ihrer Seite durch den Verzug entstanden ist. In einem gesonderten Beitrag erläutern wir Ihnen, wie Sie Verzugszinsen richtig berechnen. 

Die zweite kaufmännische Mahnung

Die erste kaufmännische Mahnung ist raus, doch Ihr Kunde zahlt nicht? Von Gesetzeswegen sind Sie nicht zu einer zweiten kaufmännischen Mahnung verpflichtet. Ihnen steht also frei, ob Sie ein zweites Schreiben aufsetzen oder gleich in das gerichtliche Mahnverfahren übergehen möchten. 

Entscheiden Sie sich für ein zweites Mahnschreiben, können Sie einen deutlicheren Ton wählen und Ihren Schuldner darauf hinweisen, dass mit der Dauer des Verzugs auch die Verzugszinsen steigen. Zudem können Sie Ihren Schuldner über Ihre konkreten nächsten Schritte informieren. Teilen Sie ihm beispielsweise mit, dass Sie den Fall nach Ablauf der zweiten Mahnfrist einem Anwalt oder einem Inkassounternehmen übergeben. Formulieren Sie auch hier eine klare Frist und versenden Sie den Brief erneut per Einschreiben. 

Aus Erfahrung wissen wir, dass nicht immer eine böswillige Absicht hinter einem Zahlungsverzug steht. Um die Geschäftsbeziehung zu Ihrem Kunden zu erhalten, empfehlen wir Ihnen, erst telefonisch oder persönlich das Gespräch zu suchen, bevor Sie weitere Schritte einleiten.

Schritt 3: Das gerichtliche Mahnverfahren einleiten

Wenn Ihr Schuldner trotz aller Ermahnungen immer noch nicht zahlt, bleibt nur noch der Weg über das gerichtliche Mahnverfahren. Dieses steht jedem offen und erfordert keine juristischen Vorkenntnisse. So können Sie überraschend unkompliziert und kostengünstig einen Antrag auf Erlass eines gerichtlichen Mahnverfahrens stellen. Das gerichtliche Mahnverfahren können Sie also selbstständig in die Wege leiten. Sie sind nicht dazu verpflichtet, einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen hinzuzuziehen. Sobald Sie einen gerichtlichen Mahnbescheid erhalten haben, ist Ihre Forderung auch sicher vor einer Verjährung.

Im Rahmen des gerichtlichen Mahnverfahrens erhält Ihr Kunde erneut eine Aufforderung, die ausstehende Forderung zu begleichen – dieses Mal kommt diese allerdings mit dem Absender des Amtsgerichts und ist damit umso gewichtiger. Legt er keinen Widerspruch ein und zahlt er auch dieses Mal nicht, erhalten Sie einen Vollstreckungstitel, der Sie ermächtigt, eine Zwangsvollstreckung zu beantragen.

Erst gerichtlich mahnen oder lieber gleich klagen?

Sollten Sie bei einer überfälligen Forderung erst einen Mahnbescheid beantragen oder lieber gleich ein Klageverfahren eröffnen? Welcher der beiden Wege erfolgsversprechender ist, kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein. In der Regel ist das gerichtliche Mahnverfahren kostengünstiger. Entscheidend sind jedoch auch Faktoren wie die Höhe der Forderung, das Risiko einer Verjährung oder die Taktik, die Sie gegenüber dem Schuldner anwenden möchten.

Sind Sie sich nicht sicher, wie Sie vorgehen möchten, finden Sie Rat bei Ihrem Anwalt oder beim Inkassounternehmen Ihres Vertrauens. Langjährige Erfahrung im Umgang mit unterschiedlichsten Fällen können von großem Wert sein, um Ihre Forderung letzten Endes erfolgreich durchzusetzen.

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